Zelf boekhouden: Wat moet je allemaal doen?

Gemiddelde leestijd: 17 minuten

In deze blog staan we stil bij zelf boekhouden. Veel ZZP’ers en ondernemers laten hun boekhouden nog volledig uitbesteden bij een accountant of boekhouder. Op zich is daar niks mis mee. Maar zelf boekhouden heeft een aantal grote voordelen. Hierover volgt later meer. In deze blog behandelen waarom zelf je boekhouding doen? Daarna hoe je dit dan moet gaan aanpakken. Wat je nodig hebt als je zelf gaat boekhouden. Vervolgens hoe je een boekhoudprogramma kiest en welke afwegingen je kan maken in het zelf doen en uitbesteden van je boekhouden.

Of je het nu zelf doet of uitbesteed. Het voeren van een administratie is verplicht. Daarbij hoort ook boekhouden. Meer informatie kan je vinden op de website van de belastingdienst.

Waarom zelf je boekhouding gaan doen?

Kort gezegd zijn er drie belangrijke redenen aan te kaarten om zelf je boekhouden te gaan doen: het is kostenbesparend, beter inzicht en meer controle en je hebt minder stress. Hieronder leggen we kort uit waarom dat zo is.

Het is kostenbesparend

Je laat jouw boekhouder of accountant doet nog jouw boekhouding? Dit kan volledig of gedeeltelijk. In ieder geval hij brengt zijn diensten in rekening en je krijgt een factuur. Dit kan achteraf op basis van “uurtje factuurtje”, maar tegenwoordig worden er vaak maandelijkse abonnement afgestemd. We gaan er even vanuit dat je jouw boekhouding volledig hebt uitbesteed. Je betaalt dan al jaarlijks gauw tussen de €500 en €1500 en misschien zelfs nog wel meer. Het type onderneming en de grootte bepalen voornamelijk de prijs.

Ga jezelf aan de slag met boekhouden komen deze kosten dus te vervallen of worden in ieder geval drastisch verlaagt. Je kan er uiteraard ook voor kiezen om bepaalde gedeeltes nog wel uit te besteden. Een boekhoudprogramma kost slechts enkele tientallen euro’s per maand. Reken zelf maar uit hoeveel jij denkt te kunnen besparen ;).

Beter inzicht en meer controle in jouw onderneming

Los van het feit dat het een kostenbesparend is, je krijgt ook beter inzicht en controle in je onderneming. Want weet jij van te voren hoe jouw cijfers eruit zien? Welke kosten je kan verwachten? En nog belangrijker wat is je verwachte omzet en wanneer komt er geld binnen? Waarschijnlijk heb je hier wel een gevoel bij. Maar met zelf boekhouden ben jezelf in controle. Je kan je cijfers raadplegen wanneer het jou uitkomt. Dus je bent af van het gegeven dat je dit periodiek doet. De kans dat je achteraf voor verassingen komt te staan verkleint.

Zelf boekhouden is dus een prima onderbouwing om zelf inzicht te krijgen. En daarnaast ook om zaken te controleren die jij belangrijk vindt. Het grootste voordeel is dus dat jij dit kan op een tijdstip dat het jou uitkomt.

Minder stress

Beter inzicht en meer controle in je onderneming zorgt voor minder stress. Om het wat specifieker te maken denk aan een betere balans tussen werk en privé. Je weet hoe hard (lees tijd) erin moet stoppen om jouw gewenste omzet te halen. Hierdoor kan je gestructureerd aan het werk gaan en beter je tijd plannen. Je kan beter vooruit kijken en weet risico’s eerder te zien. Daarentegen ook de kansen waarmee je jouw omzet kan verbeteren. Een goede boekhouding zorgt er ook voor dat je beter jouw klanten kan helpen. In elk boekhoudprogramma is het mogelijk om relaties vast te leggen. Zo kan je een historie van je klant eenvoudig opbouwen, denk aan facturen opzoeken. Je weet welke producten en diensten ze van je afnemen en waar ze in geïnteresseerd zijn.

Al met al minder stress. Ik zie wel eens ondernemers 80 uur per week werken om hun onderneming draaiende houden. Natuurlijk is dit te begrijpen als dit je passie is. Maar waak ervoor dat dit geen noodzaak wordt. Zelf boekhouden is een stap die je kan zetten om hier eens goed inzicht in te krijgen. Begin maar eens met het zetten van kleine stapjes en dan valt het zelf boekhouden vaak erg mee.

Heeft zelf boekhouden dan alleen meer voordelen?

Laten we het ook niet rooskleuriger maken dan het is. Want aan zelf boekhouden zitten ook wel nadelen te benoemen. De grootste drie zijn:

  • Je moet er tijd voor vrij maken.
  • Je bent op de hoogte van de belastingregels.
  • Het risico dat je fouten maakt is groter.

Nu hoop ik niet dat dit je afschrikt, maar hier moet je als ondernemer vaak wel even doorheen. Daarom is het vaak een verstandige keuze om een gedeelte zelf te doen. Ervan uitgaande dat je er tijd voor wilt gaan vrijmaken kan je in ieder geval altijd starten met het zelf boekhouden.

Ben je niet op de hoogte van de belastingregels? Ga dan dit gedeelte uitbesteden aan jouw boekhouder of accountant. Laat hem de btw aangifte en/of ICP opgaaf doen. En laat hem ook helpen met je inkomstenbelasting. Zij zijn hier wel de expert in en van hun kan je verwachten dat ze het goed doen. Als je zonder kennis hier aan gaat beginnen, dan loop je het risico dit niet goed aan te pakken. Voordat je hier aan gaat beginnen, zorg ervoor dat je dan hierin gaat verdiepen.

Van fouten leer je. Dus wees niet bang om fouten te maken. Maar het zou doodzonde zijn als deze fouten extra kosten en/of uitgaven met zich mee brengen. Om deze reden kan je doorgaans ook een accountant of boekhouder het controlerende werk laten doen. In het begin zullen er misschien veel correcties gedaan moeten worden. Maar zoals ik al begonnen ben, als je er meer van leert.

Hoe ga je jouw boekhouding zelf doen?

Als je zelf gaat boekhouding dan zijn er twee mogelijkheden. De eerste optie is gedeeltelijk zelf doen en een gedeelte uitbesteden aan jouw accountant of boekhouder. De tweede optie is jouw boekhouding volledig zelf doen. De laatste optie is iets wat ik afraadt of je moet zelf alle kennis hiervan in huis hebben. Het beste is om jouw boekhouding gedeeltelijk zelf te doen en gedeeltelijk uit te besteden. Al is het maar in het begin een klein beetje wat jezelf doet. Je kan dit later altijd uitbouwen op eigen tempo.

Wat kan jezelf?

Ik ben ervan overtuigd dat iedereen zijn eigen administraties kan bijhouden. Al doe je alleen het versturen van je eigen verkoopfacturen zelf in een boekhoudprogramma. Nu is dit wel heel weinig, maar in ieder geval iets. Het is in ieder geval belangrijk om eerlijk tegen jezelf te zijn, stel jezelf de vragen:

  • Wat kan ik nu?
  • Wat kan ik mijzelf nu snel aanleren?
  • Wat wil ik straks kunnen?

Wat bedoel ik dan met administratie bijhouden? Enkele voorbeelden zijn het verwerken van:

  • Verkoopfacturen
  • Inkoopfacturen
  • Bankafschriften
  • Kasmutaties

Als je dit gaat bijhouden dan leg je al een goede basis voor de btw-aangifte. Dit gedeelte hoeft jouw accountant of boekhouder dan niet meer te doen.

Wat is doorgaans lastig om zelf te doen?

Er zijn drie belangrijke zaken die lastig zijn in het begin:

  • Het opstarten/opzetten van je boekhouding
  • Het doen van de belastingaangiftes
  • Het controleren van je boekhouding

Het opstarten/opzetten van je boekhouding

Bij het opstarten en opzetten van je boekhouding begin je vaak met het grootboekrekeningschema. Daarnaast kan je jouw vaste relaties alvast invoeren. En het belangrijkste is welke producten en diensten verkoop je? Dit zijn allemaal zaken die je het beste vaak allemaal van te voren al goed kan zetten. Ook kan je diverse koppelingen overwegen om te kijken of dit handig voor jou is. Dit is vaak voor ondernemers lastig omdat ze de niet goed op de hoogte zijn van de mogelijkheden. Dit resulteert dan in lang uitzoekwerk. Of het van te voren niet helemaal goed doen, waardoor je achteraf weer zaken moet aanpassen. Daarom een goed begin is het halve werk. Wellicht kan ik iets voor je betekenen? Bekijk de pagina over succesvol boekhouden.

Een ander belangrijk punt is de beginbalans. Om je boekhouding te starten heb je in het begin al bezittingen en schulden. Ben je een startende ondernemer dan valt dit vaak in het begin mee. Maar desondanks is het goed om hier aandacht aan te besteden. Zo start je direct met de juiste cijfers. Vervolgens kan je hier verder opbouwen.

Waar we het nog niet over gehad hebben is het kiezen van het juiste boekhoudprogramma. Doordat er zoveel keuze is, kan dit al wel lastig zijn. Hier gaan we later in deze blog nog verder op in.

Het doen van belastingaanfites

Ben je nog nooit eerder in aanraking gekomen met fiscale zaken. Besteed dit gedeelte dan eerst uit. Hiervoor kan je het beste een accountant of boekhouder inschakelen. Als jij er voor kan zorgen dat al het administratieve werk al gedaan is. Dan hoeft de accountant of boekhouder nog maar weinig werk te doen. Hij controleert dan de invoer en zal het verder met de belastingdienst afhandelen. Zaken waar je o.a. aan moet denken zijn:

  • BTW-aangiftes
  • ICP-Opgaven
  • Inkomstenbelasting

Mocht je hier toch een gedeelte zelf van willen doen dan kan je bijvoorbeeld eens starten met de btw-aangifte. Maar doe dit alleen als je er vertrouwt mee bent. Ben je hier in geïnteresseerd. Neem dan eens contact op met mij via het contactformulier.

Controleren van je boekhouding

Het is ook van belang om je boekhouding te controleren. Want klopt het saldo wat je op de bank hebt staan nog met wat in je boekhouding staat? Als je een volautomatische koppeling hebt is dit vaak wel het geval. Maar een andere controle zou zou kloppen de openstaande facturen nog? Of zijn deze inmiddels al betaald? Deze controles zijn van belang voor je balans en winst- en verliesrekening. Een accountant of boekhouder is getraind in deze controles dus hij vindt ze eerder dan jou en weet waarschijnlijk hoe deze weer te corrigeren. Om deze reden zou je het controleren van je boekhouding vaak beter door een accountant of boekhouder kunnen laten doen.

Wat heb je nodig om zelf jouw boekhouding te gaan doen?

De basis voor jouw boekhouding is in te delen in drie onderwerpen:

  • Een zakelijke administratie
  • Administratieve tools
  • Een Boekhoudprogramma

Een zakelijke administratie

Wat bedoeling we met een zakelijke administratie? Kort en bondig alle administratie die met jouw onderneming te maken heeft en dit op één dusdanige manier geordend dat het netjes is geadministreerd. Het is belangrijk om dit te doen. Want voor de belastingdienst is dit jouw onderbouwing voor je fiscale zaken. Concreet bedoelen we:

  • Het grootboek
  • Debiteuren- en crediteurenadministratie
  • Voorraadadministratie
  • In- en verkoopadministratie
  • En als je personeel/medewerkers in dienst hebt: Loonadministratie

Maar dit is niet het enige denk ook aan de zelfstandigenaftrek. Hiervoor moet je voldoen aan een bepaald urencriterium. Dit moet je zorgvuldig bijhouden zodat dit fiscaal in jouw voordeel kan zijn. Daarnaast heb je bijvoorbeeld ook nog de kilometerregistratie.

Tot slot is het erg aan te raden om zakelijk en privé gescheiden te houden. Dit gaat een stuk eenvoudiger als je een zakelijke rekening afsluit.

Administratieve Tools

Hoe ga je dit allemaal bijhouden? Gelukkig zijn er op de markt veel tools en software te vinden hoe je dit kan gaan doen. Al zet je eerst in het begin Excel in om jouw uren bij te houden. En bewaar je jouw verkoopfacturen in een aparte map. Wat ik hier probeer te zeggen. Het maakt niet uit, zolang je het maar zorgvuldig doet. Het gebruik van software zorgt er in ieder geval voor dat je ontlast wordt met administratieve zaken. Zo zijn er diverse apps om uren bij te houden. Boekhoudprogramma’s waarmee je facturen kan versturen. Een CRM-pakket waar je offertes mee kan versturen. En zo is er nog veel meer te bedenken.

Het is in ieder geval goed om van te voren te bedenken of het mogelijk is om te koppelen. Dit zorgt dan ook voor een verkleining op fouten en zo heb je meer tijd. Zorg er in ieder geval voor dat je tools gebruikt waardoor jij eenvoudig inzicht hebt in:

  • Inkoopfacturen
  • Verkoopfacturen
  • Bonnetjes
  • Bankafschriften
  • Fiscale aangiftes
  • Contracten en juridische documenten

Boekhoudprogramma

Een logische keuze om veel van jouw administratieve taken te verrichtten is het kiezen van een boekhoudprogramma. Zo bewaar je namelijk je administratie grotendeels digitaal. Zo ben je af van al dat papierwerk. Een groot voordeel heb je als je kiest voor een online boekhoudprogramma. Zo heb je namelijk alles in de cloud staan en hoef jij jezelf geen zorgen te maken over een back-up. Daarnaast kan je bonnetjes die je hebt ge-upload bijvoorbeeld gelijk weggooien. Boekhoudprogramma’s worden steeds slimmer, waardoor jij steeds meer tijd kan besparen. Wellicht nog belangrijker je hebt ook nog eens meer inzicht. Dit alles doe je door steeds meer te gaan automatiseren.

Zelf boekhouden of uitbesteden?

Dan nu de vraag ga je zelf boekhouden of uitbesteden? Maak een belangrijk onderscheid in wat je wel zelf kan en wat je liever uitbesteed. Elke ondernemer kan starten met zelf boekhouden. Maak onderscheid tussen administratieve werkzaamheden en belasting gerelateerde werkzaamheden/zaken. Zo kan je dus altijd beginnen met het oppakken van je administratieve werkzaamheden. Er is al besproken dat een boekhoudprogramma jou hierbij helpt. De belasting gerelateerde zaken kan je dan uitbesteden aan je boekhouder of accountant. Denk in de volgende drie stappen om je boekhouden zelf te gaan doen.

  1. Welke administratieve taken kan in zelf goed onderbrengen.
  2. Voor welk gedeelte ben ik nog ondersteuning nodig.
  3. Welke zaken kan ik later eventueel zelf oppakken.

Om een voorbeeld te geven, je start met het zelf bijhouden en inboeken van je verkoopfacturen. Vervolgens ga je kijken of je ook jouw inkoopfacturen en bonnetjes zelf kan verwerken. Weet je niet hoe dit precies in z’n werking gaat? Dan kan je ondersteuning vragen bij je accountant of boekhouder. Stel gerichte vragen zodat zij het wellicht een keer voor kunnen doen. De volgende keer kan je het dan zelf oppakken. Zo zet je steeds weer een stapje extra om zelf je boekhouden te gaan doen.

Hierna zou je kunnen gaan beginnen om jouw kas- en bankmutaties zelf te gaan verwerken. Ook hierbij geld het bovenstaande, stel gerichte vragen als je ergens tegen aanloopt.

Uiteindelijk doe je steeds meer zelf en krijg je ‘feeling’ met je eigen boekhouding. Wellicht lukt het je straks zelfs om de btw-aangifte zelf te doen. Op deze manier hoeft je boekhouder steeds minder te doen. Hierdoor heb je dus een mooie kostenbesparing te pakken. Je accountant of boekhouder hoeft je alleen nog maar advies te geven en wellicht wat controle werkzaamheden op te pakken.

Kies het juiste boekhoudprogramma

Zodra je wil gaan starten met zelf boekhouden is het van belang om het juiste boekhoudprogramma te kiezen. Hier wil ik graag bij helpen. Bezoek eens de pagina succesvol boekhouden. Zo kunnen we vrijblijvend kijken wat bij je past. Een goed begin bespaart je veel zorgen voor later. Wil je gelijk aan de slag? Dan staat hieronder een vergelijkingstool waarmee je jouw boekhoudprogramma kan uitkiezen. Je kan zelfs een korting krijgen. Bezoek dan de kortingspagina eens.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Wij gebruiken cookies om onze website zo goed mogelijk te optimaliseren :). Meer informatie

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close