e-Boekhouden Scan, Mail & Herken Review

Gemiddelde leestijd: 13 minuten

Voor het laatst bijgewerkt op: 20-06-2020.

Dit is de e-Boekhouden scan, mail & herken review. Bij e-Boekhouden heb je de mogelijkheid om facturen te scannen en te mailen. Om zo zo vervolgens weer te laten herkennen. Eigenlijk is het niet meer weg te denken in het tegenwoordige boekhouden. Maar hoe gaat dat precies bij e-Boekhouden? Daarom volgt hier een review. Maak eerst een account aan bij e-Boekhouden. Zo kan je meekijken en zelf ook een beoordeling achter laten.

e-Boekhouden

Start Jouw Gratis Proefabonnement bij e-Boekhouden

  1. Ga naar de website
  2. Vul jouw gegevens in.
  3. Log in en kijk even rond
  4. Bepaal of dit boekhoudprogramma bij jou past.
  5. Vragen of onduidelijkheden? Stel gerust je vraag.
  6. 15 maanden gratis voor starters.
Gratis Starten Met e-Boekhouden

We gaan het kort hebben over de definitie, hoe het werkt. Vervolgens de voor- en nadelen en een aantal tips. Uiteindelijk vind je de e-Boekhouden Scan, Mail & Herken Review terug. Deze review is een opvolging van de uitgebreide e-Boekhouden Review. Voor de volledigheid hieronder de inhoudsopgave.

Inhoudsopgave

Hoofdstuk 1. Definitie van e-Boekhouden over Scan & Herken / Mail & Herken

Bij e-Boekhouden is het mogelijk om facturen en bonnetjes te herkennen. Dit kan op twee manieren. Deze twee manier worden als volgt genoemd:

  • Scan & Herken
  • Mail & Herken

1.1 Wat is Scan & Herken

Hiermee wordt bedoeld dat je facturen en bonnetjes scant. Deze facturen en bonnetjes ga je vervolgens uploaden of mailen naar e-Boekhouden. Bij e-Boekhouden kan je de facturen en bonnetjes laten herkennen. De afzender van de factuur wordt herkend. Voorwaarde is wel dat het een zakelijke relatie betreft. Vervolgens wordt er automatisch een boekingsvoorstel gedaan. Zodat je op deze manier eenvoudig jouw factuur of bonnetje kan inboeken.

1.2 Wat is Mail & Herken

Bij Scan & Herken is het al even kort genoemd. Je kan je facturen mailen naar e-Boekhouden om ze zo vervolgens te laten herkennen. Maar het is niet nodig om je facturen altijd in te scannen. Krijg je een digitale factuur in de vorm van een PDF bestand. Dan kan je deze dus doorsturen naar e-Boekhouden. Ook is er een mogelijkheid om jouw crediteuren direct te laten mailen naar e-Boekhouden. Dus zonder tussenkomst van jouw mail.

Hoofdstuk 2. Hoe werkt Scan & Herken bij e-Boekhouden

Zodra je hier mee aan de slag gaat is het belangrijk om een aantal zaken vooraf goed te weten en in te richten. Het vergt dus enige voorbereiding. Met de bedoeling dat je er later natuurlijk gemak van ervaar.

2.1 Digitaal archief

Het herkennen van facturen en bonnetjes gebeurd in het digitale archief. Je hebt hierbij 2 opties:

  • Handmatig herkennen
  • Automatisch herkennen

Om facturen automatisch te herkennen is afhankelijk naar welk mailadres je het stuurt. Je hebt 2 mogelijkheden om je facturen naar het digitale archief te mailen. De eerste is door te mailen naar [administratienummer]@e-Boekhouden.nl. Stuur je het naar dit mailadres dan komen de facturen alleen in je digitale archief. De tweede mogelijkheid is door te mailen naar [administratienummer]herken@e-Boekhouden.nl. Deze manier zal ook jouw factuur direct herkennen.

Het administratienummer dat bij jou van toepassing is kan je terugvinden in het digitale archief.

Hoe krijg je facturen en bonnetjes in jouw digitale archief?

De eerste en meest eenvoudige mogelijkheid is al genoemd. Namelijk door te mailen naar:

  1. [administratienummer]@e-Boekhouden.nl (voor handmatige herkenning)
  2. [administratienummer]herken@e-Boekhouden.nl (voor automatische herkenning)

De tweede handige methode is door de e-Boehouden app te gebruiken. Door de app van e-Boekhouden te downloaden kan je foto’s maken van bonnetjes en facturen. Deze kan je naar e-Boekhouden uploaden. Hierbij krijg je de keuze om te kiezen voor gelijk herkennen. Kies je hier niet voor dan worden ze alleen in het digitale archief geplaatst.

Dan derde methode is door handmatig de bestanden te uploaden in e-Boekhouden. Heb je een bestand ergens lokaal opgeslagen? Dan open je het digitale archief van e-Boekhouden en kan je daar kiezen voor bestand uploaden.

Wil je er helemaal geen werk mee hebben? Dat kan ook. Je kan jouw crediteureren/leveranciers direct laten mailen naar het mailadres van [administratienummer]@e-Boekhouden.nl of [administratienummer]herken@e-Boekhouden.nl. Om dit goed te laten lopen dan moet je dit wel per relatie aangeven bij jouw desbetreffende relatie in e-Boekhouden.

Handmatig herkennen

Met handmatig herkennen wordt bedoeld dat jouw factuur of bonnetje alleen in het digitale archief zit. Vanuit het digitale archief kan je één of meerdere facturen selecteren voor herkennen. Zodra de factuur herkend is dit terug te zien in het digitale archief.

2.2 Credits kopen

Om gebruik te maken van het automatisch herkennen betaal je een kleine vergoeding aan e-Boekhouden. Dit gebeurt in de vorm van credits. Je koopt credits in bij e-Boekhouden. Elke keer als je een factuur laat herkennen kost dit je 1 credit. De credits worden in bundels aangeboden. De kosten zijn afhankelijk van welke bundel je kiest. De mogelijkheden zijn hieronder vermeld.

Aantal creditsBedragPer stuk
50€ 12,50€ 0,25
250€ 47,50€ 0,19
1000€ 120,00€ 0,12
2000€ 180,00€ 0,09

Maak je een account aan bij e-Boekhouden dan krijg je 10 credits. Je kan dus eerst uitproberen of het je bevalt.

Data

Naast het creditsysteem moet je ook rekening met het aantal data dat je kan opslaan. Zo kan je 1000 MB gratis opslaan in je digitale archief. Maar heb je meer data nodig, dan wordt er maandelijks gefactureerd. Hieronder een overzicht van de datalimieten bij e-Boekhouden.

DatagebruikTarief per maand
1000 MB€ 0,00
2500 MB€ 4,95
5000 MB€ 8,95
10000 MB€ 15,95
25000 MB€ 34,95

2.3 Hoe wordt het verwerkt?

In eerste instantie wordt de relatie herkend. Dit gebeurt aan de hand van het KvK-nummer op de factuur. Staat de relatie al in jouw relatiebestand dan wordt deze automatisch gekoppeld en gevonden bij de factuur. Is dit niet het geval? Dan heb je de mogelijkheid om deze direct aan te maken. Hiervoor zijn al een aantal gegevens vooraf gevuld, vanwege de koppeling met het KvK-register.

De verwerking van de factuur vindt daarna plaats de gegevens zoals factuurdatum, factuurnummer, betalingstermijn worden automatisch ingevuld. Uiteindelijk vind je bij de factuurregels altijd maar 1 regel terug. Met andere woorden de boeking wordt automatisch herkend met het totaalbedrag van de factuur. Ook al bestaat de factuur uit meerdere factuurregels. Het herkennen van meerdere factuurregels is niet mogelijk.

Weet je niet precies wat hiermee bedoeld wordt? Lees dan het artikel inkoopfactuur.

In bovenstaand verhaal zijn we in principe van een PDF-bestand uitgegaan. Maar een JPG, PNG, XML/UBL bestand worden ook geaccepteerd. Het principe is hetzelfde.

Wordt het goed verwerkt?

Er is geen 100% garantie dat de factuur goed wordt uitgelezen. Er zijn soms wat fouten. Met name in de btw of bedragen die worden genoemd. Dus is het document gescand, controleer daarna goed het boekingsvoorstel. Bij een UBL factuur is dit anders, daar kan je vanuit gaan dat het in principe goed overgenomen wordt. Let natuurlijk wel op de diensten of producten die erop staan, of je die daadwerkelijk hebt afgenomen. Dit hoeft natuurlijk niet het geval te zijn. Verder het uitlezen van factuurregels is niet mogelijk bij e-Boekhouden.

Hoofdstuk 3. Voor- en nadelen van herkennen bij e-Boekhouden.

  • Onbekende relaties kunnen eenvoudig toegevoegd worden door KvK koppeling.
  • Je kan per leverancier/crediteur toekennen wie het Mail & Herken mailadres mag gebruiken.
  • Door de twee mailadressen kan je onderscheid maken welke je wel en niet direct wilt herkennen.
  • Meerdere facturen kan je achter elkaar invoeren
  • Komt vaker terug, maar het is redelijk wat "klikwerk".
  • Je hebt geen 100% garantie dat de factuur goed uitgelezen wordt, er zijn soms best wat kleine foutjes.
  • Herkennen van factuurregels is niet mogelijk.

Hoofdstuk 4. Aantal tips voordat je aan de slag gaat.

Tip 1: Vraag om een UBL bestand bij je leverancier/crediteur. Dan worden er geen credits afgerekend.

Tip 2: Let op de grootte van je bestanden, vanwege het datagebruik.

Tip 3: Zorg met behulp van mappen voor een logische indeling van je archief.

Hoofdstuk 5. Beoordeling van de e-Boekhouden Scan, Mail & Herken

Nu volgt de e-Boekhouden Scan, Mail & Herken Review.

Voordat je hiermee aan de slag gaat is het goed je eerst even hierin kort in te verdiepen. Even rondkijken op de website van e-Boekhouden en je vind al gauw veel informatie. Zo is er een videotraining die exact laat zien hoe het werkt. Er is documentatie hierover te vinden in de vorm van een handleiding en knowlegdebase. Ook wordt hier vermeld hoe je een en ander van te voren goed kan zetten. Dit alles vond ik vrij prettig en zorgt ervoor dat je snel en gemakkelijk aan de slag kan.

Eenmaal bezig dan is een minpuntje toch wel dat je redelijk veel moet klikken. En ook dat de popups weer naar voren komen. Maar goed dit is nu eenmaal een e-Boekhouden en dat heb je overal. Als je er aan gewend raakt, weet je misschien niet beter ;).

De herkenning van de facturen en bonnetjes was soms niet altijd goed. Controleer daarom het boekingsvoorstel goed. En er is altijd maar 1 factuurregel, er worden niet meerdere factuurregels herkend.

Kijkend naar de prijs en kwaliteitsverhouding. Dan is het in mijn ogen goed voor elkaar. Ik vind dat je hier ook rekening moet houden met het feit dat er veel functies worden geboden waar dan weer niks voor betaald hoeft te worden.

Al met al het kan een prima toevoeging zijn om je boekhouden te vereenvoudigen.

e-Boekhouden Scan, Mail & Herken Review
e-Boekhouden Scan, Mail & Herken Review

Beoordeling door F. de Haan,

05 jun 2020
4

Een goed hulpmiddel om je boekhouden te vereenvoudigen.

  • Documentatie & instructies zijn duidelijk.
  • Onbekende relaties worden automatisch herkend.
  • Je kan relaties direct naar jouw Mail & Herken laten mailen.
e-Boekhouden

Start Jouw Gratis Proefabonnement bij e-Boekhouden

  1. Ga naar de website
  2. Vul jouw gegevens in.
  3. Log in en kijk even rond
  4. Bepaal of dit boekhoudprogramma bij jou past.
  5. Vragen of onduidelijkheden? Stel gerust je vraag.
  6. 15 maanden gratis voor starters.
Gratis Starten Met e-Boekhouden

Meer blogs over e-Boekhouden

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Wij gebruiken cookies om onze website zo goed mogelijk te optimaliseren :). Meer informatie

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close