Boekhoudprogramma voor verenigingen

Gemiddelde leestijd: 15 minuten

Ben je op zoek naar een boekhoudprogramma voor verenigingen? Je wilt hiervoor niet teveel geld gaan uitgeven, want dit kan je gebruiken voor betere faciliteiten op de verenigingen. Daarentegen te veel besparen hierop is wellicht ook niet verstandig. Het is namelijk de bedoeling dat je de administratie goed bijhoudt en juist kan verantwoorden. Zorg ervoor dat je geen onnodige risico’s loopt en voorkom boetes.

Een boekhoudprogramma heb je niet alleen nodig voor het ontlopen van dit risico. In een boekhoudprogramma zitten ook talrijke functies die het bijhouden van je boekhouding een stuk makkelijker maken. Dit wordt later in deze blog verder toegelicht.

Een gratis boekhoudprogramma is boekhoudprogramma is ideaal om mee te starten. En dat is ook mogelijk want veel boekhoudprogramma’s bieden een gratis proefperiode aan. Zo kan je eerst aan de slag om alle functies uit te proberen, en vervolgens kan je een keuze maken.

De top 3 boekhoudprogramma’s voor verenigingen zijn:

In deze blog wordt onderbouwd waarom deze drie boekhoudprogramma’s tot de top behoren. Uiteindelijk vinden wij e-Boekhouden het beste als we een keuze moeten maken. Uiteraard is dit ook persoonlijke voorkeur. Het is daarom handig om ze alle drie eens gratis uit te proberen.

e-Boekhouden

Start Jouw Gratis Proefabonnement bij e-Boekhouden

  1. Ga naar de website
  2. Vul jouw gegevens in.
  3. Log in en kijk even rond
  4. Bepaal of dit boekhoudprogramma bij jou past.
  5. Vragen of onduidelijkheden? Stel gerust je vraag.
  6. Gratis proefperiode om te kijken of e-Boekhouden bij jou past.
Gratis Starten Met e-Boekhouden

Om deze blog te vervolgen, volgt nu eerst de inhoudsopgave:

Inhoudsopgave

Is deze blog geschikt voor jou?

Om deze vraag te beantwoorden is enkel de volgende vraag van toepassing:

  • Ben jij verantwoordelijk voor de financiële administratie van de vereniging en zijn je taken gericht op het in order houden van cijfers, verslagen en overzichten?

Is het antwoord hierop “Ja”. Dan is deze blog voor jou geschikt. Jij zult ongetwijfeld de penningmeester van de vereniging zijn. Taken die jij verricht zijn onder andere:

  • Facturatie
  • Beheren van bankrekeningen
  • Verzorgen de ledenadministratie
  • Bijhouden van debiteuren en crediteuren
  • Uitvoeren van belastingaangiftes

Dit doe je alleen of samen in een team waarin er een taakverdeling is gemaakt. De penningmeester kan iemand zijn die de boekhouding verzorgt, controleert of hierover besluiten maakt. In ieder geval maakt de penningmeester deze besluiten niet alleen. Bij de besluitvorming kunnen zaken gecontroleerd worden door andere bestuursleden. Een boekhoudprogramma is een ideaal hulpmiddel om dit allemaal netjes en geordend te krijgen.

Qua aansprakelijkheid is een vereniging zelf verantwoordelijk voor zijn financiële gezondheid. In hoeverre de penningmeester hiervoor aansprakelijk gesteld kan worden is afhankelijk van de constructie en statuten van de vereniging. Desondanks kan een penningmeester aansprakelijk worden gesteld voor zijn eigen handelen als er sprake is grote fouten of wanbeleid. Laten we niet van het ergste uitgaan, maar door een goede vastlegging van informatie is dit te voorkomen. Door behulp van een boekhoudprogramma sta je altijd sterker in je schoenen.

Welke boekhoudprogramma’s voor verenigingen zijn er?

In principe kan je elk boekhoudprogramma gebruiken om de boekhouding van je vereniging bij te houden. Op voorhand is het goed om te weten dat een boekhouding van een vereniging behoorlijk kan verschillen dan die van een onderneming. Het grootste verschil is het doel dat centraal staat. Zo is dat bij een onderneming het leveren van goederen of diensten. Bij een vereniging staat het realiseren van een bepaald doel centraal. Zo heeft een vereniging ook geen doel om winst te maken en een onderneming wel.

Los van de verschillen en ook al hoeft een vereniging geen winst te maken, een juiste boekhouding is essentieel om financieel gezond te blijven. Om een goed boekhoudprogramma te kiezen is het van belang dat het jou ondersteunt in zoveel mogelijk administratieve processen. Daarnaast is het van belang dat je niet een te duur of geavanceerd boekhoudprogramma neemt. Dit om twee simpele redenen:

  • De boekhouding van een vereniging is doorgaans relatief eenvoudig in vergelijking met ondernemer.
  • Besparen op een boekhoudprogramma zorgt ervoor dat je het geld kan gebruiken voor andere doeleinden.

Om tot een juiste keuze te komen voor een juist boekhoudprogramma is het van belang dat je eerst bewust bent van welke administratieve en boekhoudkundige processen er spelen bij je verenigingen. Deze kan je vervolgens dan allemaal onderbrengen in jouw boekhoudprogramma. Mits je een boekhoudprogramma kiest met de juiste aanwezige functionaliteiten. Het volgende hoofdstuk zal je hierbij helpen.

Welke criteria en functionaliteiten zijn wenselijk?

Om hierover een onderbouwing te geven maken we onderscheid in:

  • Kerncriteria waaraan een boekhoudprogramma voor je vereniging aan moet voldoen
  • Andere criteria waaraan een boekhoudprogramma voor vereniging aan moet voldoen
  • De functionaliteiten van een boekhoudprogramma voor een vereniging
  • Automatiseer de boekhouding voor je vereniging

Kerncriteria waaraan een boekhoudprogramma voor je vereniging aan moet voldoen

Om tot een lijst van goede criteria te komen waar een boekhoudprogramma voor verenigingen aan dient te voldoen is het eerste wat je doet kijken hoe je inkomsten en uitgaven tot stand komen. Dit zijn namelijk financiële gebeurtenissen die je vast moet leggen. En als dit allemaal eenvoudig en makkelijk verloopt ben je al een heel eind.

De inkomsten van een vereniging bestaan voornamelijk uit:

  • Contributies van leden
  • Sponsorinkomsten
  • Kantine-inkomsten
  • Donaties
  • Subsidies en fondsen
  • Eventueel webwinkelverkopen

De uitgaven van een vereniging bestaan kunnen bestaan uit:

  • Contracten van trainers en vrijwilligers
  • Inkopen voor het doel dat de vereniging nastreeft.
  • Bondskosten
  • Accommodatie
  • Inkopen voorraad voor de kantine
  • Belastingen

Het belangrijkste is dat je al deze inkomsten en uitgaven goed bijhoudt. Om zo je boekhouding up-to-date te houden.

Andere criteria waaraan een boekhoudprogramma voor vereniging aan moet voldoen

Wellicht de grootste en belangrijkste inkomstenbron van een vereniging is het innen van contributies. Het is daarom zaak dat je een volledige ledenadministratie kan gaan bijhouden. Hierin vermeld je dan per lid de gegevens die je wilt gaan vastleggen. En vaak wordt er gekozen voor een oplossing om de contributies te incasseren.

Een tweede belangrijke inkomstenbron is afkomstig van de sponsering. Hiervoor zijn er vaak sponsorcontracten die je periodiek kan gaan facturen. Het is daarom van belang dat je facturen kan gaan versturen naar deze sponsors. Het beste is deze gegevens zo vast te leggen dat je kan zien dat dit periodieke facturen zijn en weet dat ze dus ook terugkerend zijn.

De derde inkomstenbron die ook van groot belang is zijn de kantine-inkomsten. Dit kan contant geld zijn of er wordt gepind. Het bijhouden van een kassa is daarom vaak ook een noodzaak.

Los van de inkomsten wil je ook de juiste tools om de uitgaven te kunnen vastleggen. Denk bijvoorbeeld aan het betalen van je trainers en of kortingen die je leden krijgen voor vrijwilligerswerk. Het is handig om dit te verwerken in je ledenadministratie of een methodiek te hebben om je vrijwilligers makkelijk uit te betalen.

Kort samengevat bovenstaande komt neer op dat je de juiste software en tools tot je beschikking hebt.

Een andere criteriapunt kan de prijs zijn. Het is voor een vereniging belangrijk dat ze een betaalbaar boekhoudprogramma tot hun beschikking hebben. Probeer in bedragen uit te drukken wat dit voor jullie vereniging mag zijn. Doorgaans voldoet een boekhoudprogramma dat niet meer dan €15 euro per maand kost.

Het laatste criterium is dat een boekhoudprogramma voor een vereniging flexibel kan zijn. Vaak zijn koppelingen met andere systemen een enorm handige toevoeging om tijd te besparen en om te optimaliseren in bepaalde administratieve afhandelingen en processen.

De functionaliteiten van een boekhoudprogramma voor een vereniging

Laten we de meest voor de hand liggende functionaliteiten voor een boekhoudprogramma voor een vereniging benoemen:

  • Bijhouden van een ledenadministratie
  • Automatische incasso voor je leden
  • Facturen (periodiek) kunnen versturen naar sponsors
  • Bijhouden van je banktransacties
  • Bijhouden van een kassa-administratie
  • Het doen van een btw-aangifte
  • Simpel kunnen verwerken van inkopen en uitgaven
  • Mogelijkheden om te kunnen koppelen met andere partijen

Daarnaast is het belangrijkste gegeven vaak nog wel dat je dit het beste allemaal zoveel mogelijk geautomatiseerd kan oplossen. Advies is dus om te kiezen voor een boekhoudprogramma die voor jou het meeste werk gaat doen. Dit bespaart iedereen tijd en zo heb je meer tijd om op te letten hoe je vereniging er financieel voor staat.

Automatiseer de boekhouding voor je vereniging

Begin direct met het digitaliseren van je ledenadministratie en zorg ervoor dat je een automatische incasso kan laten lopen voor het innen van de contributie. Dit kan je doen vanuit je boekhoudprogramma. Dit is voor veel verenigingen de eerste stap om je boekhouding te automatiseren. Daarnaast moet je denken aan het automatiseren van de standaard functionaliteiten zoals een:

  • Koppeling met de bank
  • Scan & Herken voor het bijhouden van je uitgaven
  • Digitaal archief
  • Btw-aangifte elektronisch indienen vanuit jouw boekhoudprogramma.

Om een verdere automatiseringsslag te maken moet je vooral denken aan het realiseren van koppelingen. Probeer van te voren uit te zoeken welke software met elkaar te koppelen is. Of dat je gemakkelijk gegevens kan exporteren en importeren.

Kiezen van een boekhoudprogramma voor verenigingen

Misschien denk je nog dat je jouw boekhouding van je vereniging kan bijhouden in een gratis programma zoals Excel. In veel gevallen is dit misschien ook heel goed mogelijk. Bijvoorbeeld als je een kleine vereniging bent. Zodra je een grote vereniging bent, laten we stellen meer dan 15 leden. Dan is het advies om tot echt te gaan kiezen voor een online boekhoudprogramma. Het gevaar van het hanteren van Excelsheets is dat je blijft aanmodderen. Zo loop je het risico inkomsten te missen omdat je ledenadministratie bijvoorbeeld niet op orde is. Denk bijvoorbeeld aan het missen van inkomsten van niet betalende leden. In de praktijk gebeurt dit toch nog relatief vaak. Dat is uiteindelijk doodzonde. Kies daarom voor een online boekhoudprogramma zo heb je veel meer grip en inzicht in de boekhouding van je verenigingen. Er zijn uiteraard ook nog andere voordelen aan het nemen van een online boekhoudprogramma.

Voordelen van een online boekhoudprogramma voor verenigingen

  • Je werkt veilig in de Cloud en je gegevens staan altijd veilig.
  • Je kan meerdere leden van je vereniging laten inloggen om aan de slag te gaan met de boekhouding.
  • Het is eenvoudig over te dragen op een nieuwe penningsmeester door simpelweg de inloggegevens te verstrekken.
  • Je kan makkelijk een presentatie geven door direct in te loggen en overzichten te tonen tijdens een vergadering.

Maak een selectie van geschikte boekhoudprogramma’s

Weet je aan welke criteria en functies van toepassing zijn bij het kiezen van je boekhoudprogramma? Maak dan een selectie van geschikte boekhoudprogramma’s. Vervolgens kan je deze vaak nog even uitproberen omdat er je in eerste instantie in een proefperiode zit. Het is dus aan te raden om meerdere boekhoudprogramma’s uit te proberen. Zodat je uiteindelijk doorgaat met het boekhoudprogramma, waar je het meest tevreden over bent.

Geschikte boekhoudprogramma’s voor verenigingen zijn:

Er kunnen uiteraard meerdere boekhoudprogramma’s geschikt zijn voor verenigingen. Je kan daarom ook zoeken tussen alle andere boekhoudprogramma’s. Maar deze drie boekhoudprogramma’s hebben in ieder geval de functionaliteiten die een vereniging ook nodig heeft. Je hebt de mogelijkheid om ze alle drie eerst eens gratis uit te proberen, om vervolgens de juiste keuze te maken. Tenslotte zijn ze qua prijs uitstekend betaalbaar voor een vereniging.

Wat is het beste boekhoudprogramma voor verenigingen

Er is dus een ruime keuze wat betreft het kiezen van een boekhoudprogramma voor verenigingen. Vraag je aan 10 mensen wat zij het beste boekhoudprogramma voor verenigingen vinden, krijg je 10 meningen te horen. Volgens ons is het beste boekhoudprogramma voor verenigingen e-Boekhouden. Dit om de volgende redenen:

  • Relatief eenvoudig een ledenadministratie bij te houden.
  • Meest voor de hand liggende functies zijn aanwezig, zoals incasso, periodiek facturatie, enzovoorts.
  • Qua automatisering en digitalisering is het stabiel en goed bij.
  • Veel mogelijkheden om te koppelen.
  • Gebruiksvriendelijk en uitstekende support.
  • Het voordeligst als je kijkt naar de prijs.
e-Boekhouden

Start Jouw Gratis Proefabonnement bij e-Boekhouden

  1. Ga naar de website
  2. Vul jouw gegevens in.
  3. Log in en kijk even rond
  4. Bepaal of dit boekhoudprogramma bij jou past.
  5. Vragen of onduidelijkheden? Stel gerust je vraag.
  6. Gratis proefperiode om te kijken of e-Boekhouden bij jou past.
Gratis Starten Met e-Boekhouden

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Wij gebruiken cookies om onze website zo goed mogelijk te optimaliseren :). Meer informatie

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close